En principe, les parents doivent prendre les décisions de manière mutuelle, quelles que soient leurs situations (en couple, mariés, séparés ou divorcés). Mais il n’est bien entendu pas question que les parents se consultent pour toutes les décisions. Il existe une présomption de consentements mutuels lorsqu’un parent prend une décision. Il ne t’incombe donc pas de vérifier si le scout qui part en camp a bien reçu l’autorisation de ses deux parents.

Les décisions de la vie de tous les jours (le régime alimentaire, les vêtements, etc.) peuvent évidemment se prendre individuellement par chacun des parents. Les décisions ayant un impact important sur l’enfant et son avenir doivent, elles, être prises par les deux parents.
Néanmoins, le principe reste qu’une tierce personne a tout à fait le droit de penser que la décision d’un des parents découle d’une décision mutuelle. Un parent réfractaire à la décision de l’autre ne pourrait engager ta responsabilité (civile ou pénale) devant un tribunal
parce que tu as accepté que l’enfant parte au camp, pour autant que tu ne saches pas qu’il n’a pas marqué son accord à cette décision.

Une fois que tu as connaissance d’un désaccord, le conseil est d’agir avec calme et prudence, de privilégier la discussion et de se mettre en relation avec les deux parents. Et si le problème devait dégénérer en conflit, seul le tribunal de la jeunesse peut décider
de ce qui est mieux pour l’enfant, tu n’as donc pas à te placer en tant qu’arbitre du conflit.

La première chose à faire est de le réinscrire dans Desk. En effet, s’il participe aux activités, il doit être assuré. L’inscription dans Desk lui permet de fi gurer sur la liste à fournir à Ethias si
un accident devait lui arriver et d’être couvert par l’assurance des Scouts.

Il doit ensuite s’acquitter de sa cotisation entière vis-à-vis de la fédération. C’est bien l’unité qui est responsable des cotisations à payer à la fédération.

Si le scout et ses parents ne sont pas en mesure de payer tout ou partie de la cotisation, tu peux faire intervenir la solidarité de l’unité. Attention : toute demande de cotisation de solidarité
est à rentrer avant le 15 décembre. Penses-y pour l’année prochaine.

Les frais médicaux concernant les maladies ne sont pas pris en charge s’ils ne trouvent pas leurs causes directes dans les activités scoutes (ex : une grippe).

Si la maladie trouve sa cause directe dans les activités scoutes, les frais qui en résultent seront pris en charge par l’assurance générale de la fédération.

La police cite les intoxications alimentaires, les insolations ou refroidissements liés aux immersions involontaires, les morsures d’animaux et piqûres d’insectes ou les conséquences d’un effort physique (ex : claquage, hernie…).

L’assurance de base de la fédération comprend une extension pour tous les dégâts aux biens mobiliers et immobiliers qui seraient dus au feu, à un incendie et/ou une explosion.
Comme d’autres dégâts peuvent survenir à ton local (bris de vitre, dégât des eaux, catastrophe naturelle), il est recommandé (puisqu’elle n’est pas obligatoire) de prendre une assurance incendie et catastrophe naturelle.

La souscription à cette assurance incombera soit à ton propriétaire, soit à l’unité, selon ce qui a été convenu dans le contrat.

Au lendemain d’une soirée pionniers, je reçois un appel du voisin du local : celui-ci a retrouvé un de ses carreaux cassé et soupçonne un de mes pionniers d’être responsable du dégât. L’assurance peut-elle jouer ?

S’il s’avère que les dégâts ont bien été causés par un de tes pionniers, il faut voir dans quelles circonstances le carreau a été cassé.

Si le carreau a été cassé par un tir dans un ballon mal cadré, par exemple, acte non intentionnel, l’assurance responsabilité civile de la fédération pourra jouer. Pour la faire intervenir, il suffit de rentrer une déclaration d’accident au 21.

Toutefois, si l’acte a été posé intentionnellement par le pionnier (il ne jouait pas simplement au ballon, il visait la fenêtre et il a dû s’y reprendre à plusieurs fois pour parvenir à briser la vitre), il ne sera pas couvert puisque la police d’assurance ne couvre pas la responsabilité civile d’un jeune de plus de 16 ans qui aurait causé un dommage intentionnellement (art. 3, d)).

Par ailleurs, l’assurance ne couvre pas les actes posés sous l’emprise de l’alcool ou d’autres substances.

Pour être couvert par l’assurance, un enfant doit être régulièrement inscrit à la fédération. Il est donc très important de signaler au 21 l’inscription des nouveaux participants dès leur premier jour. Cela se fait idéalement via Desk, l’interface d’administration des unités.

Les animateurs doivent récolter dès leur première réunion les nom, prénom et date de naissance de chaque nouveau ainsi que les coordonnées des parents et les transmettre à l'animateur d'unité et les encoder dans Desk.

Les nouvelles inscriptions ne sont facturées à l’unité que sur base des listings au 1^er janvier de chaque année. Cela ne coûte donc rien à l’unité si l’enfant quitte l’unité après quelques semaines.

Notre unité loue un local pour une fête d’unité et il est stipulé dans le contrat de location que nous devons faire assurer le local contre le risque incendie ou accepter la clause d’abandon de recours. Que signifie exactement cette clause ? Que risquons-nous en cas de dégât causé au local ?

Normalement, lorsque tu loues un endroit, tu te portes garant des dégâts causés au bâtiment. Le propriétaire peut donc opérer un recours contre toi et tu es responsable des dégâts causés. C’est pourquoi il vaut toujours mieux prendre une assurance contre l’incendie et autres risques. Mais il arrive que pour des occupations temporaires, plutôt que d’obliger les locataires à prendre une assurance, le propriétaire laisse le choix entre s’assurer ou choisir la clause d’abandon de recours.

Cette clause, incluse dans le contrat d’assurance du propriétaire, stipule que l’assurance du propriétaire ne se retournera pas contre le locataire, en contrepartie d’un surcoût. Le propriétaire répercutera ce surcoût sur le locataire.

Le propriétaire s’assure ainsi que les dégâts seront remboursés au cas où un locataire n’a pas souscrit de police d’assurance et qu’il se retrouve insolvable.
Pour l’unité, la clause permet de ne pas craindre de recours contre elle, même si elle ne prend pas d’assurance.

Comme un parent ne fait pas partie de l’unité, il n’est pas pris en charge par l’assurance de la fédération. Tu n’es donc pas couvert si tu as commis une faute (ici, par exemple un défaut de négligence dans le matériel) ayant causé l’accident.

Avant l’événement, il te faut donc souscrire une assurance RC organisateur. Cette assurance permet de couvrir, pendant la durée de l’événement, tous les volontaires et les participants à ta fête d’unité, en cas de dommages matériels, immatériels et corporels. Pense aussi à élargir la durée de l’événement aux périodes de montage et de démontage.

Il est évident que cette assurance ne jouera que si une faute de ta part, en tant qu’organisateur,
est prouvée.

Que ce soit ta commune, la fédération Wallonie-Bruxelles ou encore la Région wallonne, lorsqu’une autorité administrative consent à te donner de l’argent, c’est pour une utilisation
bien précise (fête d’unité, projet théâtre, sécurisation des locaux…). Le subside ne peut servir à d’autres fins que celles pour lesquelles il est demandé.

Il faut en général rentrer un dossier de demande de subside ou répondre à un appel à projet en justifiant ta demande, notamment en remettant des devis ou un budget établi, montrant ainsi à quoi va servir l’argent octroyé.

Après l’octroi du subside, les pouvoirs publics te demandent de prouver l’utilisation de cet argent, par la remise de justificatifs tels que les tickets de caisse ou les factures. Comme
il s’agit d’argent public, il faut y faire attention et son utilisation ne pourra en aucun cas servir à d’autres fins que celles pour lesquelles tu as fait une demande (si tu as reçu de l’argent
pour refaire l’escalier, tu ne pourras pas utiliser cet argent pour refaire la toiture).

Il arrive que ces subsides soient accordés (ou une partie de ceux-ci) avant la preuve de leur utilisation. La preuve doit cependant toujours être fournie. En cas de non-réalisation du
projet, il faudra rendre l’argent déjà reçu à l’administration publique qui l’avait accordé.

Une unité ne peut, par elle-même, faire bénéficier de la déductibilité fiscale à ses donateurs. Cependant, elle peut passer par la fédération, qui est agréée par la loi à faire bénéficier des donateurs de la déductibilité fiscale de leurs dons.

L’unité doit remplir préalablement un dossier à la fédération afin de l’informer du projet qu’elle compte effectuer avec cet argent. La fédération vérifie la viabilité du projet et s’assure qu’il ne s’agit pas de payements déguisés.

L’unité recherche des donateurs, qui versent leurs dons sur le compte de la fédération. Celle-ci reverse l’intégralité de la somme à l’unité et fournit au donateur, une fois par an, une attestation fiscale.

Depuis le 1^er janvier 2011, le montant minimal déductible est passé de 30 à 40 euros et ce à cause de l’inflation.

Une de tes sections souhaite peut-être profiter des festivités de fin d'année pour gagner un peu de sous... Mais peut-elle opérer à de telles ventes ? Puisqu’elle n’a aucun statut, ne risque-t-elle pas d’être en illégalité en exerçant une activité commerciale ?

Non. Ta section a tout à fait le droit, en respectant certaines conditions bien sûr, de procéder à des activités de vente de manière occasionnelle.
En effet, sur base de l’article 7 de l’arrêté royal du 24 septembre 2006 relatif à l’exercice des activités ambulantes non-commerciales, les activités de vente sans caractère commercial sont autorisées si elles répondent à certaines exigences.
Ainsi, elles doivent être réalisées dans un but philanthropique, social, culturel, éducatif, sportif ou dans un but de défense ou de promotion de la nature, du monde animal, de l’artisanat ou des produits du terroir et être occasionnelles (art.7§1 2°). Précisons également qu’au cours de ces ventes, vous devez être identifiables (foulards).

En tant que mouvement de jeunesse, vous ne devez même pas demander d’autorisation pour les ventes ambulantes, ou dans le local (ou tout autre endroit privé).
Attention néanmoins : si ta section souhaite installer un stand sur un marché ou vendre sur la place communale (ou tout autre endroit public), tu devras demander l’autorisation à la commune d’utiliser l’espace public.

Si ta section désire vendre des denrées alimentaires, il faudra faire attention aux règlementations concernant ces produits, notamment aux règles de préparation, conservation et hygiène.

Et la concurrence ? Nous vivons dans un régime de libre concurrence. Tu ne pourras pas être inquiété par un autre vendeur sous prétexte que tu vends dans le même secteur que lui. La notion de concurrence déloyale est une notion plus complexe qui ne pourra pas s’appliquer dans le cas d’une simple vente de sapins par une unité scoute. Ceci dit, cela n’empêche pas de se poser la question de la pertinence d’une telle activité dans le cadre scout.

Lorsqu’une personne met son bien à la disposition d’une unité scoute, celle-ci peut demander à être exonérée du payement du précompte immobilier.
En effet, le code des impôts sur le revenu permet à un propriétaire d’être exonéré du précompte immobilier lorsqu’il met son bien sans but lucratif à des fins d’enseignement. Et les activités des mouvements de jeunesse sont considérées comme de l’enseignement.

L’exonération doit être demandée par courrier adressé au directeur régional des contributions au plus tard le 30 avril de l’année qui suit celle au cours de laquelle l’impôt est établi, sans cependant que ce délai puisse être inférieur à six mois à partir de l’avertissement-extrait de rôle.
Une unité ayant un droit de propriété ou assimilé (bail emphytéotique, superficie ou usufruit) sur son local est exonérée pour elle-même.

Il est intéressant de le signaler à son propriétaire, qui peut ainsi baisser le loyer puisqu’il ne doit plus payer le précompte immobilier.

J’organise un concert afin de récolter des fonds pour l’unité. Des groupes joueront en live et des DJ’s vont animer la fin de soirée, à quoi dois-je penser ?

Tu devras obtenir les autorisations nécessaires de la commune (horaires, nuisance sonore, sécurité…) mais également t’acquitter des diverses redevances concernant la production publique de musique et les droits d’auteurs y afférents.

En Belgique, deux organismes s’occupent de recueillir des redevances lorsque de la musique est jouée publiquement.

• La SABAM est une société qui s’occupe de percevoir et redistribuer les droits d’auteurs. Pour des concerts de groupes live, le paiement des droits d’auteurs n’est dû que si les groupes sont inscrits à la SABAM.
  En ce qui concerne les DJ’s, tu dois également envoyer la liste des titres joués le soir de la fête mais les DJ’s eux-mêmes doivent s’acquitter de la “licence DJ”.
• A côté de la redevance de la SABAM, il faut également payer la “rémunération équitable”, c’est-à-dire la rémunération à payer pour l’usage public du répertoire musical des artistes-interprètes et des producteurs de musique. Les sociétés SIMIM et URADEX (la première représentant les producteurs de phonogramme, la deuxième les artistes-interprètes) calculent la rémunération à payer (en fonction de la taille de la salle, de la vente de boissons…).

A noter que la rémunération équitable n’est pas due s’il s’agit d’un concert live où les musiciens jouent leurs propres titres. Inversement, une performance de DJ’s ne sera jamais considérée comme un concert live, vous devrez donc toujours vous acquitter de la rémunération équitable. Et si vous passez de la musique avant, entre et après les groupes qui jouent live, vous devrez également payer cette rémunération équitable.

Certaines salles paient annuellement la rémunération équitable, que vous ne devez par conséquent plus payer.

Des tas de photos sont prises tout au long de l'année. Certaines sont projetées lors d’un souper avec les parents, d’autres alimentent le site de l’unité...

Le principe du droit à l’image est simple : il faut obtenir la permission de la personne apparaissant sur les photos, et dans le cas de mineurs, de leurs parents.
Il est donc conseillé de faire signer une clause d’autorisation de diffusion des photos aux parents de tes scouts par le biais des animateurs.

Libre aux parents de refuser que leurs enfants soient pris en photo ou que les photos soient placées sur le site de l’unité ou diffusées lors d’un souper.

Quoi qu’il en soit, il faut toujours bien sélectionner les photos diffusées. On évitera ainsi les photos à caractère dégradant ou humiliant, les photos avec alcool ou cigarette, les photos incluant une certaine nudité, etc.

Une attention particulière sera portée à la partie photo du site de l’unité : nous conseillons de réserver cette rubrique aux membres qui se seront inscrits et identifiés, à l’aide d’un login et d’un mot de passe. Une charte d’utilisation des photos devra également
apparaître sur le site.

Nous incitons également les animateurs à être prudents dans la publication de photos sur les réseaux sociaux et les applications de gestion d’image (de type Picasa).

Tu arrives sur le lieu du camp et tu te rends compte que l’endroit ne correspond pas à ce que tu désirais. La section vit tout de même tout son camp, mais tu refuses de payer le prix plein. Tu expliques alors au propriétaire que ton refus vient du fait que l’endroit de camp ne correspond pas à ce que vous aviez défini dans le contrat.

S’il existe bien le principe d’exception d’inexécution d’une obligation, qui consiste à suspendre l’exécution de son obligation (payer le prix) tant que l’autre partie n’a pas rempli son obligation (délivrer l’endroit de camp tel que convenu dans le contrat), tu ne peux pas arbitrairement décider de ne pas respecter ton obligation parce que tu estimes que l’autre partie n’a pas respecté la sienne. Seul un juge peut décider si une des parties au contrat ne satisfait pas son obligation, et ainsi prendre les mesures nécessaires.

Donc, si tu estimes que l’endroit de camp ne correspond pas à ce que tu désirais, signale directement ton mécontentement afin de trouver un arrangement (que le propriétaire remette l’endroit de camp tel que défini ou qu’il aménage le prix à payer). Cet arrangement devra être acté par écrit afin qu’il n’y ait pas de rétractation possible.
Et si un arrangement ne peut être trouvé, seul le juge de paix peut trancher et décider qui est fautif de l’inexécution du contrat.

Donc si tu estimes que le propriétaire n’a pas respecté ses obligations, acquittez-vous quand même des vôtres avant de vous adresser au juge. Votre bonne foi n’en sera que renforcée.

Souvent, ce genre de problèmes naît d’une définition floue de l’endroit de camp. Assure-toi donc que les obligations du contrat soient parfaitement définies et comprises de toutes les
parties. Il est également opportun d’aller visiter l’endroit de camp avant de le louer afin d’éviter toute mauvaise surprise.

Tu peux télécharger un modèle de contrat sur cette page.

Lors de la visite de l’endroit de camp, rappelle aux animateurs qu’il faut faire un état des lieux d’entrée, idéalement par écrit. Ainsi, si des dégâts existent déjà, le propriétaire ne pourra pas faire porter le chapeau à la section.

De même, à la fin de l’aventure, les animateurs feront le tour avec le propriétaire afin qu’ensemble ils constatent l’existence ou non de dommages. Là aussi, il faut que les animateurs fassent signer un état des lieux de sortie afin d’éviter que le propriétaire ne leur impute des dégâts après leur départ.

Pour ce qui est de la responsabilité, rassure tes animateurs : ils seront dans de nombreux cas couverts par l’assurance de la fédération en cas d’accident. Néanmoins, qu’ils n’oublient pas qu’il faut agir préventivement en bon père de famille et mettre tous les moyens en oeuvre pour éviter les accidents.
Tu peux les renvoyer vers le code qualité de l’animation et les huit points d’attention qui concrétisent ce concept.

Avec ces quelques précautions, et des animateurs responsables, tous devraient passer de merveilleux camps, et un été calme et idyllique.