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Attention

N’oublie pas de t’y prendre suffisamment tôt : la demande ne peut pas toujours suivre l’offre et les premiers arrivés sont les premiers servis !

Introduire une demande de prêt de matériel

Les formulaires de demande de prêt de matériel au centre de Naninne peuvent être obtenus au 21 : 02.508.12.00,  lesscouts(at)lesscouts.be, ci-dessous ou sur www. cpm.cfwb.be.

Télécharge ci-dessous le document d'aide pour remplir ton formulaire correctement. Avant de remplir ton formulaire de demande, lis bien les informations ci-dessous.

 Chaque document doit être envoyé au 21 (Les Scouts - Rue de Dublin 21 - 1050 Bruxelles) qui vérifiera si le formulaire est cohérent et correctement complété.
Il y apposera le cachet de la fédération, nécessaire à la validation de la demande.

Télécharger le formulaire
  Demande de prêt de matériel
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  Demande de prêt de matériel - aide pour remplir le formulaire
    

Conditions pour que la demande soit transmise à Naninne

Au 21, c’est le service Accueil et support (SAS) qui réceptionne et vérifie ces données. Pour que ta demande soit cachetée et transmise au centre de prêt, elle doit respecter les conditions suivantes : 

  • C’est un formulaire original qui doit être envoyé, les formulaires envoyés par email ou fax ne sont pas acceptés.
  • La demande doit être complétée avec toutes les informations reprises dans la procédure.
  • Le demandeur doit être membre de la fédération.
  • Le nombre de participants doit correspondre au nombre de membres dans la section. Le SAS tiendra compte d’éventuels intendants/invités.
  • Les dates d’enlèvement et de retour doivent être proches des dates de camp, une durée de prêt trop grande pourrait priver des camps de matériel. Pour un camp de 15 jours, nous considérons qu’une durée de 20 jours entre l’enlèvement et le retour du matériel est un maximum.
  • Les tentes demandées doivent servir au logement et à l’intendance. Pour abriter du matériel ou des activités il est préférable de privilégier des abris avec des bâches. 
    Le SAS effectue une estimation du nombre de tentes nécessaires au camp en fonction du nombre de participants et de la capacité d’accueil des tentes demandées.

Le traitement de la demande

  • Si, lors de ces vérifications, le SAS détecte des incohérences, il prend contact par téléphone avec le demandeur. S’il n’arrive pas à le joindre, il lui laisse un message lui demandant de rappeler. Tant que les détails n’ont pas été éclaircis, la demande reste en attente au 21. Il est donc important de nous recontacter rapidement  si nous n’avons pas pu te joindre (02.508.12.00).
  • Si la demande a été correctement remplie, le SAS l’envoie au centre de prêt et en informe le demandeur. Le SAS garde une copie de la demande sur laquelle figure le nombre de tentes demandées. Les copies sont classées par unité afin de pouvoir retrouver efficacement les demandes déjà introduites.
  • Le centre de prêt revient ensuite vers le demandeur afin de l’informer sur l’évolution de sa demande. Les réponses officielles du centre arrivent aux demandeurs en février.
    En cas de réponse négative, un formulaire de demande de prêt de la Défense nationale sera annexé au courrier de refus. En savoir plus sur les tentes prêtées par la Défense (PDF).

Il est tentant de demander un grand nombre de tentes afin d’être sûr d’obtenir le minimum nécessaire. Cette démarche a toutefois un impact négatif sur les camps : certaines sections obtiennent du matériel qu’elles n’utilisent pas ou qu’elles utilisent dans un objectif de confort alors que d’autres sections n’en ont pas assez ou n’en ont pas du tout, ce qui peut compromettre le camp tout entier. 

Pour éviter que des sections ne puissent pas partir au camp par manque de tentes, il est  important que tout le monde participe à l’effort de partage des ressources du centre de prêt. Il est même conseillé de planifier l’achat de tentes par la section ou l’unité afin de ne plus dépendre d’une disponibilité hypothétique de matériel.

  • Entre le 1er décembre et le 1er mars, les tentes ne sont pas disponibles pour un prêt.
  • Pour les camps communs Les Scouts/GCB, il faut envoyer une demande par section. La demande pour la section de la fédération des Scouts est envoyée au 21, celle pour la section GCB doit être envoyée au Carrick. Il est toutefois conseillé d’indiquer les mêmes dates d’enlèvement et de retour de matériel et de joindre une note précise indiquant qu’il s’agit d’une demande conjointe.