Site et page d'unité
Le site internet d'unité est un bon moyen pour diffuser largement des informations générales sur l'unité : les différentes sections, lieux et heures des réunions, matériel à prévoir, contact, etc. Il a l'avantage de pouvoir être structuré en différentes pages, permettant de proposer un contenu facilement accessible et intemporel.
Une page Facebook d'unité peut également être un bon moyen pour communiquer avec les parents, les amis, les (futurs) scouts... Tu peux y présenter les différentes activités auxquelles tes scouts ont participé, y mettre des rappels importants, etc. Grâce à la magie des réseaux sociaux, tes messages seront rapidement diffusés.
Vie privée
Si tu souhaites créer un espace destiné à l'hébergement et à l'échange de fichiers, plusieurs solutions s'offrent à toi.
Afin de respecter la vie privée de tous, rends les coordonnées des staffs et des membres accessibles uniquement pour les personnes qui se sont identifiées sur le site. Autre solution : ne publier que les coordonnées de l'animateur d'unité ou, mieux, des adresses mail génériques.
Quelques conseils
- Privilégier une adresse mail générique : les noms des personnes ne sont pas visibles du grand public. L’adresse mail générique permettra d’assurer en outre la transmission d’informations de staff en staff. Donne accès à la boite de l’équipe et tous les mails seront accessibles aux suivants !
- Éviter les commentaires.
- Privilégier la version payante en cas de création de formulaires en ligne (à faire remplir par les parents par exemple), pour garantir un minimum de sécurisation des données parfois sensibles qui transitent par ces formulaires. Ou un PDF modifiable à renvoyer par mail.
Spécial camp
Tu as peut-être déjà eu des contacts avec les autorités de la commune sur laquelle se déroulera ton camp. Bien que nous ayons à cœur de leur permettre de s’organiser au mieux pour accueillir nos groupes dans les meilleures conditions, il convient toutefois d'être attentif à ce qu'elles demandent. En effet, en tant qu'animateur, tu es dépositaire des données privées de tes scouts, tu dois donc être attentif à ne pas les diffuser n'importe comment.
AVANT LE CAMP
Vers le mois de juin, la fédération envoie un courrier à toutes les communes qui accueillent un camp durant l'été. Dans celui-ci, nous précisons pour chaque camp : l'unité dont est issu le groupe, le nombre de scouts prévus sur le camp, leur tranche d'âge, l'adresse complète du lieu de camp ainsi que les nom, prénom et GSM de l'animateur responsable.
Ce courrier permet aux autorités communales de préparer au mieux l'arrivée des groupes et d'anticiper les éventuels besoins, notamment en terme de planification d'urgence.
Il est toutefois possible que la commune te demande en plus, de lui fournir la liste de tes scouts avec leurs noms, prénoms et date de naissance. Au regard de la réglementation générale en matière de données privées (RGPD), tu ne dois (et ne peux) pas leur fournir ces informations. Au mieux, tu peux leur transmettre une liste de prénoms et la tranche d'âge.
DURANT LE CAMP
En cas d'incident qui nécessiterait l'évacuation rapide, il est indispensable de savoir en permanence combien de personnes se trouvent au camp. Pour cette raison, toi et ton staff êtes tenus d'avoir une liste à jour des scouts, animateurs et intendants présents sur le camp. Pour que celle-ci soit réellement fiable en cas de problème, assure-toi qu'elle tient compte des éventuels départs anticipés, du turnover des intendants, etc.
En outre, veille à ce que chacun de tes scouts soit en mesure de renseigner le mouvement et le nom du groupe dont ils viennent, ainsi que la localisation de l'endroit de camp. En effet, dans le cas où l'un de tes scouts se perd, il doit pouvoir se faire aider facilement. Si certains ont des difficultés à s'en rappeler, pourquoi ne pas organiser un petit atelier bricolage et réaliser un joli pense-bête à accrocher au foulard ?
APRÈS LE CAMP
Une fois le camp terminé, n'oublie pas de bien détruire les listes contenant ces données personnelles. Au feu ou à la déchiqueteuse, tout est bon pourvu que cette liste ne puisse pas tomber entre des mains indélicates !
En cas de problème avec une commune trop insistante, n'hésite pas à nous contacter ou à la renvoyer vers la fédération :
relex@lesscouts.be.
Fiches médicales
- Les fiches médicales contiennent des données dites sensibles relatives à des mineurs. Ces données doivent transiter via des canaux sécurisés. La fiche médicale doit être signée par le ou les représentants légaux.
- Nous conseillons de ne pas utiliser les Google Forms (ou solutions du même type) dans leur version gratuite. La version payante offrirait par contre des garanties de sécurisation des données qui seraient acceptables. En outre, la fiche médicale doit être signée par les deux représentants légaux de l'enfant. Or, un formulaire en ligne ne permet pas d'authentifier l'identité d'une personne.
- Une autre solution serait d'envoyer la fiche médicale aux parents, qu'ils la signent tous les deux et qu'ils te la renvoient par mail. Pour signer la fiche médicale, ils devront l'imprimer et la scanner. De plus, les animateurs partent généralement au camp avec une version papier des fiches médicales pour être sûrs d'avoir les informations disponibles si nécessaire. Bref, tu l'auras compris, il n'y a pas encore de solution écologique…
Quid des listings d'unité ?
- Tu peux utiliser le listing de ta section pour envoyer les carnets de camp, mais pas pour envoyer de la publicité pour tes services de babysitting.
- Lorsque tu arrêtes l’animation, tu supprimes les données récoltées pour ta mission.
- Tu ne peux pas diffuser les données à d’autres personnes ou organisations.
Réseaux sociaux
Sur les réseaux sociaux, et plus particulièrement sur Facebook, tu as la possibilité de créer un groupe privé, voire secret. Seuls les membres inscrits pourront y voir le contenu publié.
- Pour plus d'informations sur les paramètres de confidentialité des groupes Facebook et pour des informations sur les réseaux sociaux de manière générale, rendez-vous sur cette page.
Attention néanmoins, même si ton groupe est privé, tu restes sur un réseau social. Mieux vaut éviter d’y stocker des données personnelles ou des photos. Utilise de préférence un espace de stockage de type Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, etc. qui permettent de contrôler plus facilement l’accès aux données.
Si tu souhaites créer un site web
Nous mettons à ta disposition un template prêt à l'emploi, n'hésite pas à l'utiliser !
À qui t'adresses-tu ?
Que tu choisisses d'ouvrir un site internet ou une page sur les réseaux sociaux, la présentation et le contenu doivent être adaptés au public et au type d'information que tu veux diffuser :
- Souhaites-tu présenter l'unité ou la section aux personnes extérieures au mouvement ?
- Le site ou la page sera-t-il utilisé comme moyen de communication avec les parents ?
- Est-il destiné uniquement aux membres de la section ?
- Couvre-t-il les trois aspects ?
Quelques exemples d'applications
Voici une liste d'applications gratuites pour gérer le contenu de ton site via un simple navigateur web :
- Spip : adapté à un fonctionnement collectif et facile d'utilisation
Spip est utilisé par bon nombre de sites. Les extensions sont nombreuses et la documentation existe en français.
Les rédacteurs et contributeurs du site pourront être facilement formés à son utilisation. Il est accessible même pour les utilisateurs moins expérimentés. - Joomla! : pour créer un site dynamique en toute simplicité
Les forums et sites d’aide sont nombreux, ils te permettront de trouver facilement des explications ainsi que de nombreuses extensions adaptées au contenu que tu souhaites diffuser.
Joomla! est un portail très performant qui permet de nombreux réglages. Il s’adresse de préférence à un utilisateur plus expérimenté. - A voir aussi :
- Wordpress
- Dotclear
- Xoops
Quelques hébergeurs
Les offres d'hébergement gratuites sont nombreuses. Elles comprennent parfois un nom de domaine et une ou plusieurs adresses mail.
Le choix de l'hébergeur devra se faire en fonction de la technologie nécessaire au bon fonctionnement de ton application (CMS).
- www.scoutnet.be
Cet hébergeur est situé en Belgique. Il est spécialisé dans les sites d'unités ou de sections. - www.ovh.com
Cet hébergeur est situé en France. Il fait partie des plus gros hébergeurs en Europe et propose des offres très intéressantes. - www.one.com
- www.alternaweb.org
Un hébergeur belge spécialisé dans le secteur associatif et qui propose un modèle de site adapté aux mouvements de jeunesse.
Quelques pistes pour présenter le contenu des pages
- Lorsque tu crées des pages, vérifie-les avec les navigateurs les plus courants (Firefox, Google Chrome, Edge, Safari).
- Pense aux petites résolutions d’écran : vérifie que le contenu ne déborde pas de l’écran (risque de perdre des informations).
- Des photos ou des illustrations libres de droits aideront à rendre les pages plus agréables à lire.
- Évite les longues pages (trois ou quatre écrans de haut).
- La couleur du texte ainsi que la couleur de fond des pages doivent rendre la lecture agréable. Le contraste doit être suffisamment élevé, sans pour autant être fatigant.
- Protège les adresses mail reprises dans le contenu des pages. Des robots parcourent continuellement les sites afin de collecter un maximum d’adresses pour ensuite les inclure dans des listes de SPAM (Astuce: affiche "Contacte-nous" et mets l'adresse mail en lien cliquable uniquement).
- Évite les musiques qui se chargent avec les pages : elles rendent les pages plus lourdes à télécharger et n’apportent généralement rien.
Quelques pistes pour les contenus
PAGE D'ACCUEIL
- logo
- nom de l’unité
- courte présentation de l’unité
- actus de l’unité (sans détails)
- ouverture d’une section
- fête d’unité (avec formulaire d’inscription)
- inscriptions (quand elles sont ouvertes : montant des cotisations et numéro de compte de l’unité)
- photos d’ambiance (groupe montrant des personnes difficilement identifiables, paysages de camps itinérants, etc.) ou vidéos avec des témoignages de scouts
- si tu utilises des photos qui ne proviennent pas de l'unité, choisis des photos libres de droits
- présentation du mouvement (vidéo Just scout it)
MENUS
Unité
- description plus complète que sur la page d’accueil (composition, présentation du staff d’unité, etc.)
- trombinoscope du staff d’unité et des staffs de section
- histoire de l’unité
- contrat d'animation de l’unité
- PASS
- formulaire d’inscription aux évènements de l’unité, co-voiturage, etc.
Section
- liste des sections (sans oublier les routiers ou les IAmA locaux)
- présentation des spécificités de chaque branche
- mail générique pour contacter les staffs de section (baladins@nomdelunite.be ou oursons@nomdelunite.be)
- trombinoscope des staffs de section et totems (*les noms, dates de naissance et n° de GSM sont accessibles après connexion)
- calendrier des réunions (avec import vers le calendrier du parent, scout, bénévole, etc.)
- uniforme
- carnets de camp
- taux d’occupation des sections
Galeries photos
De manière générale, toujours protéger l'accès aux galeries photos grâce à un login et mot de passe.
Documents utiles
Contact/rejoins-nous
- formulaire de contact ou mail générique pour contacter l’équipe d’unité (unité@nomdelunité.be) ou les staffs de section (baladins@nomdelunite.be ou oursons@nomdelunite.be)
- adresse du local et carte
- numéro de compte
- politique de confidentialité
Point d'attention : n'utiliser que des images libres de droits !
Plusieurs unités de notre fédération ont déjà reçu des amendes à payer (généralement salées) pour avoir publié sur leur site des images soumises aux droits d'auteur. Nous essayons de les aider dans cette démarche, notamment par le biais de l’assistance juridique dont bénéficient les unités. Mais les issues sont très rarement positives. Au final, l’unité doit le plus souvent payer l’amende.
COMMENT FAIRE POUR SE PROTÉGER ?
Une seule règle : ne publier que des images libres de droits. Une image libre de droits est une image utilisable pour tout usage, quel que soit son support, sans avoir besoin de l’autorisation de l’auteur.
COMMENT TROUVER DES IMAGES LIBRES DE DROITS ?
Il existe une multitude de sites dédiés (Pixabay, Pexels, Freejpg…).
COMMENT SAVOIR SI UNE IMAGE EST PROTÉGÉE ?
Un bon moyen est d’en chercher la source. Elle est souvent indiquée à côté de l’image.
Dans Google Images, il suffit de cliquer sur Outils > Droits d’usage et de sélectionner Licence Creative Commons ou Réutilisation autorisée sans but commercial.
Il y aura moins d’images disponibles, mais vous ne serez pas embêtés. ;-)