Les actions à mener mois par mois

• Relancer les retardataires pour les cotisations.
• AnU : clôturer la campagne calendrier au sein de ton unité.

• Vérifier que toutes les présences et les paiements des membres soient bien encodés dans Desk.
• Imprimer et transmettre les attestations fiscales aux parents.
• Demander aux animateurs responsables de déclarer leur camp dans Desk.
• Organiser le TU et le déclarer dans Desk.

• Payer la facture finale des cotisations (2^e facture).
• S’assurer que les animateurs aient bien déclaré leur camp dans Desk.

• Éventuellement réceptionner les subsides de l’ONE et transférer l’argent aux sections concernées.
• Vérifier les déclarations de camp dans Desk.
• Solliciter le Fonds de solidarité camps si nécessaire.
• (AnU) : valider le départ en camp de chaque section dans Desk.

• (AnU) : si ce n’est pas encore fait, valider le départ en camp de chaque section dans Desk.
• Inscrire tous les participants (intendants et invités compris) du camp dans Desk.

• Vérifier que les éventuelles assurances complémentaires liées au camp aient bien été souscrites.

• Être disponible pendant les camps.

• Au retour des camps, valider la liste des participants du camp dans Desk.

Gestion des membres - Desk

• Mettre Desk à jour.
  • Actualiser le listing du conseil d’unité : encoder les
    candidats animateurs et préciser les animateurs responsables en priorité.
  • Avec chaque staff, actualiser le listing des scouts.

Gestion des finances

• Payer la facture de régularisation des cotisations et les factures complémentaires.
• Vérifier l’état de paiement des cotisations dues à la fédération.
• Solliciter (avant le 31 décembre) les cotisations de solidarité nécessaires.
• Transmettre aux parents l’attestation de participation au camp pour le remboursement par la mutuelle.
• Mettre à jour les données des camps dans Desk pour les subsides ONE.
• Mettre à jour les mandataires des comptes en banque des sections.
• Mettre en place la campagne calendrier au sein de ton unité.

Gestion du patrimoine

• Vérifier que les membres sortants restituent leurs clés et que les nouveaux arrivés en reçoivent une.
• Faire le point sur les éventuels travaux à effectuer (pour les locataires, en consultation avec le propriétaire) et, au besoin, adresser une demande de subsides pour la sécurisation des locaux.

Gestion des bénévoles et de l'animation scoute

• Veiller à avoir des staffs équilibrés (en terme d’expérience, par exemple).
• Rencontrer les nouveaux animateurs.
• Prendre du temps pour apprendre à connaitre les animateurs.
• À partir du contrat d’animation d’unité, définir les priorités du travail pour l’année.
• S'assurer que chaque candidat animateur ait signé son Code qualité de l'animation.
• Organiser un CU pour que les staffs imaginent leur PASS (Plan d'Animation de Section Scoute).
• Se répartir les différentes tâches au sein de l’équipe.
• Prévoir l’agenda de l’unité : un TU par an et minimum cinq conseils d’unité, mais aussi les dates de camps, les réunions, la participation aux évènements fédéraux, etc.
• Se renseigner auprès de l’équipe fédérale sur les dates de relais et de la JANU.
• Faire le point sur l’état de formation de chaque animateur et les pousser à s’inscrire en formation.

Spécial camps

• Veiller à la bonne organisation de tous les camps (dates, lieu, budget, intendants…).
• Lancer la réservation des tentes pour Naninne.

• Envoyer le courrier aux parents et au conseil d’unité pour le paiement des cotisations.
• Au besoin, mettre en place les mécanismes de solidarité dans l’unité et demander des cotisations de solidarité à la fédération.
• En équipe, définir le plan d’action de formation continue.
• En conseil d’unité, organiser l’élection du délégué de l’unité et de son suppléant. Transmettre leurs noms à la fédération.
• Organiser le TU et le déclarer dans Desk.

• Vérifier la mise à jour de Desk : les membres sortants et les nouveaux arrivés.
• Récolter les cotisations des membres et les encoder dans Desk pour assurer le suivi.
• Payer la facture d’acompte des cotisations à la fédération (1^re facture).
• Au besoin, envoyer à la fédération le formulaire de demande de subsides pour la sécurisation des locaux.
• Vérifier que les contrats de location des endroits de camp sont bien signés et en possession des staffs.
• Assurer un suivi quant à la bonne organisation de tous les camps (dates, lieu, budget, intendants…).

• Terminer la mise à jour des membres de Desk.
• Envoyer un courrier de rappel aux membres qui n’ont pas encore payé leur cotisation.